Ab dem 01.01.2017, müssen alle Registrierkassen die GoBD-Kriterien erfüllen, d.h. jedes einzelne verkaufte Produkt muss zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar gespeichert und archiviert werden. Wir fassen in unserem Beitrag zusammen, was Sie jetzt wissen sollten.

Rechtlicher Hintergrund

Die aktuell geltenden steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen werden in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 (= „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“) und 01.01.2015 (GoBD = „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) dargestellt. Darin wird bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann.

Aufbewahrungspflicht für Kassendaten

Laut diesen Schreiben muss ein Kassensystem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, z. B. durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann auch in einem nachgeschalteten System erfolgen. Die Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.

Fehlen die geforderten elektronischen Daten oder werden andere formale Fehler in der Kassenbuchführung gefunden, droht die Schätzung der Einnahmen, was zu hohen Steuernachzahlungen führen kann. Die Übergangsfrist, in der nicht-umrüstbare Systeme noch genutzt werden dürfen, läuft am 31.12.2016 aus. Wer bis dahin kein GoBD-konformes Kassensystem angeschafft hat, riskiert hohe Strafforderungen seitens des Finanzamts.

Handeln Sie schnell um Steuerschätzungen zu vermeiden

Wegen der extrem hohen Nachfrage vor Ende der Frist sind viele Kassen-Händler derzeit überlastet. Dies sollte allerdings kein Grund sein, nicht tätig zu werden. Eine rechtzeitige Bestellung kann nämlich als Argument gegenüber den Finanzbehörden verwendet werden – auch wenn die Installation noch nicht erfolgt ist.

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Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Zudem sichern wir Ihnen verbindlich zu, dass alle momentan gelieferten Systeme mit einer Sicherheitseinrichtung gemäß dem noch zu verabschiedenden „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ nachgerüstet werden können. Dieser Gesetzes-Entwurf sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden muss. Für vorher angeschaffte, nicht-umrüstbare Systeme, die aber den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 entsprechen müssen, gibt es eine Übergangsregelung. Sie dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Für unsere Kunden bedeutet dies, dass Sie sicher in die Zukunft investieren und – egal, welche Sicherheitseinrichtung letztendlich vom Gesetzgeber verabschiedet wird – unsere Kassen nachrüstbar sind. Sie müssen daher im Jahr 2020 bzw. 2022 nicht noch einmal eine neue Kasse kaufen.